Tổng hợp những chi phí phát sinh khi thuê văn phòng làm việc

 

Dù cho bạn là một người vừa thành lập doanh nghiệp hay muốn mở rộng địa bàn hoạt động của mình thì công việc đầu tiên bạn cần làm đó là lựa chọn thuê một không gian văn phòng thích hợp. Và ngoài những tiêu chí về địa điểm, diện tích hay phong thủy… thì giá thuê văn phòng cũng là một tiêu chí rất quan trọng để lưu tâm. Tuy nhiên, trong một bản hợp đồng, ngoài những chi phí được ghi rõ trên giấy thì còn những chi phí phát sinh “ẩn” trong những điều khoản của hợp đồng mà nếu không tinh ý, bạn rất có thể sẽ là bên chịu thiệt trọng một cuộc mua bán. Vậy, để tránh trường hợp trên xảy ra, trong nội dung bài viết này, Vlook.vn sẽ đưa đến bạn bảng tổng hợp những chi phí “nổi” và “ẩn” có thể có trong một hợp đồng thuê văn phòng làm việc.

 

Tổng hợp các loại chi phí khi thuê văn phòng

 

1) Những chi phí chính trong một hợp đồng thuê văn phòng

Chi phí chính hay những chi phí “nổi” là những chi phí được bên cho thuê ghi và liệt kê rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, trong các buổi thương thảo giữa 2 bên (bên thuê và bên cho thuê) hay 3 bên (bên thuê, bên cho thuê và bên dịch vụ), những chi phí nổi này bao gồm:

 

➤ Chi phí thuê văn phòng theo tháng:

Tất nhiên, khi bạn muốn có một không gian làm việc, bạn cần phải chi trả chi phí thuê văn phòng đó. Chi phí này có thể được tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm và có giá trị tùy vào quyết định được đưa ra sau khi thương thảo hợp đồng.

 

Cách tính giá có thể là theo phòng/ tháng hoặc m2/ tháng tùy vào không gian văn phòng bạn lựa chọn (các văn phòng cao cấp và hạng B, hạng C hiện nay thường có giá thuê tính bằng m2/tháng).Tiền thanh toán có thể là USD hoặc VND tùy theo yêu cầu của bên chủ cho thuê.

 

➤ Chi phí dịch vụ:

Trong một không gian công cộng, bạn không thể làm việc mà không cần các dịch vụ của tòa nhà đi kèm. Ví dụ như bạn không thể tự trông xe, không thể tự dọn vệ sinh hay trông coi văn phòng của mình về đêm hoặc tự sửa điện thoại, mạng máy tính… Đây chính là những khoản phí dịch vụ bạn cần thanh toán chi phí chi trả để có thể thoải mái làm việc mà không cần lo lắng điều gì.

 

➤Chi phí điện sử dụng:

Tất nhiên, đây là một chi phí không thể tránh được và chi phí này sẽ được tính nhờ chỉ số chênh lệch công tơ hàng tháng. Bạn có thể đóng hàng tháng hoặc đóng theo quý tùy thuộc vào bản thương thảo hợp đồng.

 

➤Chi phí thông gió – điều hòa:

Hiện nay, đa số các tòa nhà khi xây dựng thì hệ thống thông gió – điều hòa đều được lên thiết kế là điều hòa trung tâm. Do đó, với mỗi không gian sử dụng, bạn cần phải chi trả cho hệ thống điều hòa này.

 

Ở các tòa nhà cao cấp hay hạng B, chi phí này thường được cho vào phần chi phí dịch vụ còn ở các không gian văn phòng hạng C, bạn sẽ phải đóng riêng chi phí này. Chi phí này có thể chênh lệch qua các thời điểm dựa vào tần suất hoạt động cũng như các vấn đề phát sinh của tòa nhà.

 

➤Chi phí hoàn trả mặt bằng:

Sau khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt, ngoài việc bạn phải dọn hết đồ đạc của mình thì bạn vẫn cần phải trả một khoản chi phí để chủ tòa nhà xử lý nốt phần công trình nội thất cũ để mặt bằng được trả lại như thời điểm ban đầu. Chi phí này bao gồm các hao phí văn phòng, chi phí cho việc tháo dỡ các vật liệu tồn tại mà đơn vị bạn không có nhu cầu mang theo như các vách ngăn, các phụ phẩm trang trí nội thất… khi đơn vị bạn lắp đặt khi mới thuê văn phòng.

 

2) Những chi phí phụ “chìm” trong hợp đồng thuê văn phòng

Đây là những chi phí không được nói rõ bằng câu chữ mà thường “ẩn” trong từng hạng mục hợp đồng. Nếu không để ý và điều chỉnh công việc sao cho phù hợp, nhiều khi bạn phải chịu mất tiền rất oan uổng, những chi phí “chìm” bao gồm:

 

➤ Phí làm việc ngoài giờ:

Thông thường, trong hợp đồng, chi phí thuê văn phòng và dịch vụ chỉ được áp dụng cho thời gian 8 tiếng 1 ngày và 5 (hoặc 6) ngày trên 1 tuần. Vì thế, nếu vượt quá khoảng thời gian quy định trên, đơn vị của bạn cần chi trả thêm cho bên cho thuê để họ chi trả những chi phí dịch vụ đi kèm khác như điện, hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống nhân viên, bảo vệ, thang máy…

 

Chi phí này cũng không cố định, có đơn vị thu nhưng có đơn vị hoàn toàn miễn phí, giá cả cũng không rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn thường phải chạy dateline làm thêm giờ thì nhớ phải thương thảo rõ hạng mục chi phí này nhé.

 

Chi phí làm việc ngoài giờ thường có 3 cách tính chính đó là theo phòng/ giờ; theo  diện tích/giờ và theo thiết bị/ giờ.

 

➤ Chi phí trông giữ phương tiện giao thông:

Tùy vào từng tòa nhà bạn cần hoặc không cần bỏ ra loại chi phí này. Nếu có mặt bằng rộng rãi thì việc miễn phí chi phí trông giữ phương tiện là điều hiển nhiên. Nhưng để chắc chắn, bạn vẫn cần phải thương thảo rõ với bên cho thuê.

 

➤ Chi phí trong thời gian lắp đặt, thi công nội thất.

Khi bạn thuê được một văn phòng làm việc, điều đầu tiên là bạn cần phải thiết kế, sửa sang lại văn phòng làm việc đó sao cho phù hợp. Trong thời gian thi công, tuy không sử dụng không gian văn phòng nhưng bạn có thể vẫn phải đóng những chi phí dịch vụ cho chủ tòa nhà. Có những tòa nhà thu từ 3-5 USD/m2/tháng nhưng có những tòa nhà “dễ dãi” lại hoàn toàn miễn phí, chỉ thu tiền điện, nước phát sinh.

 

3) Những chi phí biến thiên theo hợp đồng

Một vài chi phí sẽ thay đổi dựa vào việc thương thảo hợp đồng của bạn. Vì thế, thương thảo sao cho khéo léo cũng là cách giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ nếu tính trên thời gian dài.

 

➤ Chi phí biến thiên dựa trên cách xác định diện tích văn phòng

Thông thường, có 2 cách xác định diện tích văn phòng đó là diện tích tính theo diện tích thông thủy hay diện tích trải thảm, đây là diện tích văn phòng bỏ qua toàn bộ phần tường và cột trong văn phòng. Thứ hai là diện tích đo theo mép ngoài văn phòng, đây là diện tích tính cả phần tường và cột trong không gian làm việc. 2 cách tính này khiến diện tích văn phòng sẽ chênh nhau từ 3 -5%, và tất nhiên, giá hợp đồng sẽ thay đổi tùy theo cách tính.

 

➤ Chi phí biến thiên do tỷ giá hối đoái

Tỷ giá USD – VNĐ luôn biến đổi lên xuống theo thị trường mà thông thường, giá văn phòng cho thuê thường tính bằng mệnh giá USD. Nhưng do quy định của nhà nước, giá thuê cần được quy đổi ra tiền Việt trong hợp đồng. Do đó, tại thời điểm thanh toán, giá trị này sẽ có những biến thiên theo tỷ giá hối đoái giữa 2 loại tiền tệ.

 

➤ Chi phí biến thiên do điều chỉnh đơn giá cho thuê.

Đây là phần chi phí bị thay đổi trong một thời gian nhất định sao cho giá cả phù hợp với thị trường cho thuê.

 

Nguồn: Bảo Anh | vlook.vn

Những thắc mắc khách hàng thường gặp

➤ Hotline tư vấn: 0909.170.387

Trả lời: Quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Vlook qua hotline: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Ngoài ra quý khách cũng có thể chat trực tiếp với tư vấn viên tại website vlook.vn, hoặc thông qua Zalo cũng như Facebook Messenger

★ Phí dịch vụ (phí quản lý) khi thuê văn phòng là gì?

Trả lời: Phí quản lý (một số nơi còn gọi là phí dịch vụ) là khoản phí thường được tính trên mỗi m² diện tích thuê văn phòng. Phần phí này dao động ở mức từ 1$ đến 6$ cho mỗi m² văn phòng.

 

Phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh, tu sửa hoặc làm mới nội ngoại thất tòa nhà. Khoản phí dịch vụ được chủ đầu tư áp dụng để duy trì không gian nơi bạn làm việc ở trạng thái tốt nhất.

★ Thế nào là phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Trả lời: Phí ngoài giờ là phần phụ phí được tính thêm khi khách thuê làm việc quá thời gian quy định khi ký kết hợp đồng thuê.

 

Thời gian làm việc tiêu chuẩn ở các cao ốc văn phòng thường từ 7:30 đến 18:00 từ thứ 2 đến thứ 6; riêng thứ 7 từ 07:30 đến 12:00. Thời gian làm việc có thể khác biệt tùy từng cao ốc, và thường được ghi rõ trong điều khoản hợp đồng. Ngoài khoảng thời gian này, nếu khách thuê vẫn có nhu cầu làm việc, một số tòa sẽ sẽ áp dụng tính phí ngoài giờ.

★ Diện tích Gross và diện tích Net khác nhau như thế nào?

Trả lời: Việc một cao ốc văn phòng tính diện tích thuê theo diện tích Gross hay diện tích Net sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thuê văn phòng mà khách thuê phải trả. Trên thực tế, nếu cao ốc văn phòng bạn đang thuê sử dụng cách tính diện tích Net, khách thuê sẽ tiết kiệm được từ 20-30% chi phí thuê so với cách tính Gross

Tham khảo thêm định nghĩa diện tích Gross là gì? Diện tích Net là gì? tại đây.

★ Download hợp đồng mẫu thuê/cho thuê văn phòng bằng tiếng Việt?

Trả lời: Quý khách có thể download mẫu hợp đồng thuê văn phòng (tiếng Việt) và tải về tại đường link bên cạnh. Mẫu hợp đồng có thể sử dụng chung khi thuê văn phòng tại các cao ốc, nhà riêng, officetel hoặc shophouse.