Việc tìm thuê một văn phòng không đơn giản chỉ là tìm một mặt bằng phù hợp mà hơn hết là ký được hợp đồng thuê văn phòng tại vị trí đó với những điều khoản có lợi và giá thành tốt nhất cho công ty của mình. Dưới đây là một vài điểm mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hợp đồng thuê văn phòng. Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo.

 

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ văn phòng

 

1) Không bỏ sót chi tiết nào trên hợp đồng thuê văn phòng

Các doanh nghiệp thường có xu hướng chủ quan, chỉ xem qua các điều khoản chính của hợp đồng, tuy nhiên, việc bỏ qua các chi tiết nhỏ trong hợp đồng thuê văn phòng có thể dẫn đến những rắc rối về sau. Cách tốt nhất trong trường hợp này là công ty nên thuê một luật sư kiểm tra cũng như đại diện cho doanh nghiệp để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. Với các luật sư chuyên về lĩnh vực này, họ có thể kiểm tra cũng như sửa chữa hợp đồng thuê văn phòng theo yêu cầu trong một thời gian ngắn, chi phí cho dịch vụ này cũng không phải một khoản chi lớn, bù lại, hợp đồng thuê văn phòng của bạn sẽ đảm bảo chính xác, tránh được những vấn đề nảy sinh trong tương lai.

 

2) Tính toán chính xác phần diện tích sử dụng văn phòng cho thuê

Hầu hết các sàn văn phòng cho thuê đều được phân chia theo một diện tích mẫu, tuy nhiên dựa vào phần diện tích thực tế sử dụng của công ty, bạn có thể thương lượng với chủ văn phòng để được chia nhỏ hoặc mở rộng phần diện tích thuê. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến chi phí phải trả cho phần diện tích thuê, với chi phí thuê được tính theo đơn vị $/m2, việc ký hợp đồng thuê văn phòng trọn một sàn hoặc một diện tích sàn lớn khiến bạn phải trả phí cho những phần diện tích công cộng như hành lang hay thang máy. Khi gặp trường hợp trên, bạn có thể chọn thuê phần diện tích nhỏ hơn tuy nhiên không gian được bố trí hợp lý và có giá trị sử dụng cao hơn.

 

3) Thương lượng về giá thuê văn phòng

VLOOK.VN - Những điều cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Một số chủ doanh nghiệp khi tìm được văn phòng ưng ý thường chấp nhận mức giá cho thuê đưa ra họ nếu mức giá ấy hợp lý. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, mức giá chủ thuê đưa ra chỉ là “mồi nhử” các doanh nghiệp, mức giá ấy cao hơn giá thuê thực tế rất nhiều. Với tình hình nguồn cung từ các cao ốc cho thuê văn phòng Quận 1 và văn phòng cho thuê Quận 3 dồi dào như hiện nay; các doanh nghiệp ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, hoặc thuê trọn sàn văn phòng cho thuê hoàn toàn có thể thương lượng với chủ đầu tư để nhận được mức giá ưu đãi nhất cho công ty mình.

 

4) Cần tính toán chính xác thời hạn thuê văn phòng

Hầu hết các tòa cao ốc văn phòng hiện nay chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên, các doanh nghiệp lớn có nhu cầu ổn định trụ sở kinh doanh thường có xu hướng ký hợp đồng thuê văn phòng từ 3 năm trở đi để nhận được những ưu thế lâu dài về giá thuê. Ngược lại, những doanh nghiệp mới thành lập chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu, bằng cách này, một khi doanh nghiệp giải thể hoặc tạm dừng hoạt động có thể tránh được khoản phí thuê cho một văn phòng không còn sử dụng.

 

5) Thời hạn tu sửa văn phòng cho thuê

Mỗi văn phòng cho thuê đều có một thời hạn tu sửa văn phòng khách nhau, thông thường từ khoảng 7 đến 30 ngày. Hầu hết các văn phòng cho thuê đều có chính sách hỗ trợ tu sửa văn phòng, tuy nhiên nếu bạn có nhu cầu thiết kế lại văn phòng theo ý mình thì nên trình bày bản kế hoạch tu sửa trong bản hợp đồng thuê văn phòng.

 

6) Chú ý đến các dịch vụ đi kèm.

Các điều khoản dịch vụ thường được đính kèm trong bản hợp đồng thuê văn phòng, tuy nhiên lại không ghi rõ chi tiết về thời gian sử dụng. Ví dụ, văn phòng cho thuê thường được miễn phí các khoản phí điều hòa, quạt…, các khoản phí này đã được liệt kê vào mục phí quản lý (phí dịch vụ) . Tuy nhiên, họ không đề cập đến thời gian sử dụng có bao gồm các ngày cuối tuần, hoặc thời gian làm việc ngoài giờ không? Nếu công ty bạn có nhu cầu làm việc vào những khoảng thời gian này, bạn nên yêu cầu chủ văn phòng liệt kê rõ những điều này trong hợp đồng thuê văn phòng để tránh các khoản phí phát sinh sau này.

 

7) Cần liệt kê rõ quyền sử dụng văn phòng cho thuê

Với các doanh nghiệp có nhu cầu cho thuê lại sàn văn phòng như một nhà đầu tư thứ cấp, cần phải thêm điều khoản về quyền cho thuê lại vào hợp đồng thuê văn phòng. Để tránh những tranh chấp không đáng có về quyền sử dụng văn phòng cũng như giá thuê trong tương lai, bạn cần ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng những dự định kinh doanh đối với sàn văn phòng của chủ đầu tư cũng như có sự đồng ý của họ.

 

Nguồn: Hồng Ngọc – vlook.vn

 

Những thắc mắc khách hàng thường gặp

➤ Hotline tư vấn: 0909.170.387

Trả lời: Quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Vlook qua hotline: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Ngoài ra quý khách cũng có thể chat trực tiếp với tư vấn viên tại website vlook.vn, hoặc thông qua Zalo cũng như Facebook Messenger

★ Phí dịch vụ (phí quản lý) khi thuê văn phòng là gì?

Trả lời: Phí quản lý (một số nơi còn gọi là phí dịch vụ) là khoản phí thường được tính trên mỗi m² diện tích thuê văn phòng. Phần phí này dao động ở mức từ 1$ đến 6$ cho mỗi m² văn phòng.

 

Phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh, tu sửa hoặc làm mới nội ngoại thất tòa nhà. Khoản phí dịch vụ được chủ đầu tư áp dụng để duy trì không gian nơi bạn làm việc ở trạng thái tốt nhất.

★ Thế nào là phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Trả lời: Phí ngoài giờ là phần phụ phí được tính thêm khi khách thuê làm việc quá thời gian quy định khi ký kết hợp đồng thuê.

 

Thời gian làm việc tiêu chuẩn ở các cao ốc văn phòng thường từ 7:30 đến 18:00 từ thứ 2 đến thứ 6; riêng thứ 7 từ 07:30 đến 12:00. Thời gian làm việc có thể khác biệt tùy từng cao ốc, và thường được ghi rõ trong điều khoản hợp đồng. Ngoài khoảng thời gian này, nếu khách thuê vẫn có nhu cầu làm việc, một số tòa sẽ sẽ áp dụng tính phí ngoài giờ.

★ Diện tích Gross và diện tích Net khác nhau như thế nào?

Trả lời: Việc một cao ốc văn phòng tính diện tích thuê theo diện tích Gross hay diện tích Net sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thuê văn phòng mà khách thuê phải trả. Trên thực tế, nếu cao ốc văn phòng bạn đang thuê sử dụng cách tính diện tích Net, khách thuê sẽ tiết kiệm được từ 20-30% chi phí thuê so với cách tính Gross

Tham khảo thêm định nghĩa diện tích Gross là gì? Diện tích Net là gì? tại đây.

★ Quy trình ký gửi văn phòng cho thuê tại Vlook?

Trả lời: Khách hàng có văn phòng cần ký gửi, có thể liên hệ Vlook qua hotline ☎: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Khách hàng cũng có thể ký gửi online tại đường link sau: Ký gửi văn phòng cho thuê TP.HCM