Tổng hợp những lưu ý giúp bạn thuê được văn phòng giá tốt nhất

 

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào, tài chính luôn là vấn đề sống còn tác động trực tiếp tới những chính sách phát triển riêng của doanh nghiệp. Do vậy, việc phân bố tài chính sao cho phù hợp cũng là một chiến lược cần được cân nhắc kỹ càng và một trong những chiến lược được sử dụng nhiều và mang lại kết quả tốt nhất đó chính là tiết kiệm. Người xưa thường nói “tích tiểu thành đại” ý nói việc tiết kiệm trong thời gian dài sẽ mang lại một nguồn kinh tế vô cùng lớn, bởi vậy, trong bài viết này, Vlook.vn sẽ đưa ra chọn bạn những lưu ý quan trọng để giúp bạn có thể lựa chọn được một văn phòng cho thuê với giá cả phải chăng nhất. Đây cũng là những kinh nghiệm xương máu của Vlook.vn trong quá trình làm đơn vị cho thuê văn phòng làm việc suốt thời gian vừa qua.

 

Tổng hợp những lưu ý giúp bạn thuê được văn phòng giá tốt nhất

 

Những lưu ý cần biết trước khi ký hợp đồng

Đây là những vấn đề bạn cần phải hiểu để không mù mờ hoặc “hớ” khi bắt đầu lựa chọn không gian làm việc cho đơn vị của mình. Những vấn đề đó bao gồm:

 

XÁC ĐỊNH ĐƯỢC DIỆN TÍCH VĂN PHÒNG CẦN THUÊ

 

Xác định rõ được diện tích văn phòng mình cần thuê là một trong những vấn đề cốt lõi để bạn lựa chọn được một không gian làm việc phù hợp, Công tác này sẽ loại bỏ trường hợp sau khi ký kết hợp đồng bạn sẽ có một không gian quá nhỏ, không thể đủ cho mọi người làm việc hoặc quá lớn khiến tài chính bỏ ra lãng phí. Một hợp đồng thuê văn phòng thường có một thời gian nhất định và con số đó không bao giờ dưới 3 – 6 tháng. Do vậy, xác định sai nhu cầu không gian văn phòng là bạn đã gián tiếp vứt bỏ một lượng tài chính hoặc năng suất công việc cho chính đơn vị của mình.

 

Để xác định được nhu cầu về diện tích văn phòng, bạn cần xác định được các yếu tố:

  • Đơn vị mình có bao nhiêu nhân viên, lãnh đạo?
  • Đơn vị mình cần bao nhiêu không gian riêng? Mỗi không gian phòng có bao nhiêu người sử dụng?
  • Vị trí các không gian phòng cần bố trí như thế nào? Vị trí phòng lãnh đạo, phòng nhân viên ở đâu?
  • Sử dụng vật liệu gì làm vách ngăn?
  • Sử dụng phương pháp tính diện tích văn phòng nào?

 

Tiếp theo, các bạn cần xác định được diện tích cho thuê được tính theo phương pháp nào. Vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê văn phòng mà đơn vị bạn cần chi trả. Thông thường, bên cho thuê có 2 cách tính văn phòng đó là cách tính diện tích GROSS và NET.

 

Diện tích NET được hiểu là phần diện tích mặt sàn thực mà các doanh nghiệp được sử dụng. Phần diện tích này thường bao gồm cả tường, vách ngăn trong không gian được thuê. Nói chung, đây là tất cả không gian riêng mà đơn vị sử dụng không bao gồm phần diện tích công cộng như hành lang, cầu thang, sảnh tiếp khách…

 

Diện tích GROSS là diện tích NET cộng thêm phần diện tích công cộng được sử dụng chung.  Có nghĩa là ngoài việc chịu chi phí thuê không gian làm việc, bạn còn phải trả thêm chi phí cho các phần tiện ích chung như chi phí thang máy, hành lang, sảnh tiếp khách, toilet… Phần chi phí thêm này còn được gọi là chi phí dịch vụ đi kèm.

 

Khi sử dụng cách tính GROSS, chi phí bạn phải trả sẽ tăng thêm từ 20 – 30%, tuy nhiên, các dịch vụ công cộng bạn được sử dụng sẽ chất lượng hơn rất nhiều. Cách tính diện tích GROSS thường gặp ở các tòa cao ốc hạng A.

 

 

XÁC ĐỊNH ĐƯỢC CÁCH TÍNH GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG

Thông thường, người ta xác định chi phí thuê văn phòng theo công thức: giá thuê = diện tích văn phòng x giá thuê/m2.

 

Khi xác định được cách tính diện tích văn phòng thì ta sẽ xác định được mức giá thuê văn phòng mà ta phải chi trả. Việc chia giá thuê ra m2 sẽ giúp bạn hiểu được việc xác định số m2 văn phòng cần thuê quan trọng như thế nào.

 

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, khách hàng dễ dàng thỏa mãn với giá trị diện tích và giá thuê chủ tòa nhà đưa ra mà ít xác định chính xác xem con số đó có phù hợp hay không. Cách đo theo diện tích xây dựng thường khiến diện tích văn phòng tăng thêm 3-5% so với đo diện tích thông thủy. Do vậy, trước khi ký kết hợp đồng, hãy xác định chính xác diện tích không gian sử dụng của đơn vị mình.

 

Bạn cũng cần xác định được các không gian “chết” trong văn phòng bạn lựa chọn (nghĩa là các phần diện tích trống mà đơn vị mình không sử dụng đến) để có thể đàm phán hạ giá thành giá trị hợp đồng bạn ký. Các không gian “chết” đó bao gồm các góc nhà, các phần diện  tích lồi lõm của kiến trúc tòa nhà…

 

 

XÁC ĐỊNH CÁC CHI PHÍ TRƯỚC KHI THUÊ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

 

Đối với một hợp đồng thuê văn phòng, ngoài giá thuê chính thức của văn phòng thì sẽ có rất nhiều những chi phí đi kèm cũng như loại mệnh giá tiền bạn cần thanh toán cho chủ tòa nhà. Do vậy, bạn cần phải xác định được rõ ràng những vấn đề về chi phí sau:

 

☛ Tỷ giá hối đoái khi thanh toán

Đây là giá trị quy đổi giữa VND và USD, mỗi một thời điểm hoặc mỗi một ngân hàng tỷ giá này sẽ thay đổi. Do vậy, cần xác định được khi ký kết hợp đồng, tỷ giá này được xác định như thế nào.

 

☛ Xác định những chi phí dịch vụ đi kèm

Cùng với chi phí giá thuê, có rất nhiều chi phí đi kèm mà bạn cần biết, ví dụ như phí điều hòa, phí điện năng công cộng (điện hành lang, thang máy, điện chạy hệ thống điều hòa trung, thông gió…) phí đỗ xe, chi phí làm thêm ngoài giờ (một số tòa nhà áp dụng chi phí này sẽ có những mốc thời gian để xác định thời gian trong giờ hoặc ngoài giờ), chi phí tu sửa thường niên…

 

Bạn cần nắm rõ những đầu mục chi phí để dễ dàng thương thảo hợp đồng với chủ tòa nhà. Việc này vừa giúp các khoản chi phí trở lên rõ ràng, vừa khiến bạn phải đóng các khoản phí mập mờ, không đáng có.

 

☛ Xác định được chi phí tu sửa, bổ sung không gian làm việc.

Nếu một không gian làm việc đã được bố cục đầy đủ cả về ánh sáng, vách ngăn không gian làm việc và trần thạch cao… thì giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh tăng. Ngược lại, nếu một văn phòng chỉ có phần nền và bạn cần bổ sung mọi thứ còn lại thì giá thuê không thể cao được.

 

Do vậy, bạn cần cân nhắc những khoản phí phải đầu tư để tu sửa văn phòng sau khi dọn đến không gian mới để điều chỉnh giá thuê cho hợp lý. Việc này cần phải cân nhắc và nếu được, tốt nhất bạn nên thuê các đơn vị có chuyên môn về xây dựng.

 

☛ Xác định chi phí đệm văn phòng khi làm nội thất.

Đây là chi phí bạn cần chi trả cho công tác sửa chữa văn phòng trước khi đưa vào sử dụng. Thời gian hoàn thiện các công tác thiết kế, lắp đặt nội thất văn phòng sẽ là những khoản mục chính của chi phí này. Một số tòa nhà vẫn yêu cầu trả phí dịch vụ (điện, nước, thang máy… mà đội thi công sử dụng) nhưng có những đơn vị miễn luôn những khoản dịch vụ đi kèm mà chỉ lấy tiền điện ghi trên công tơ của văn phòng.

 

☛ Xác định chi phí trong quá trình ký kết hợp đồng

Trong quá trình chuẩn bị đi tới ký kết hợp đồng thuê văn phòng, có rất nhiều việc bạn cần phải quan tâm để quản lý được chi phí phát sinh, những công việc đó bao gồm:

 

☛ Xác định chi phí trả trước khi xuống tiền cọc

Tiền đặt cọc là một khoản chi phí không thể thiếu khi bạn muốn ký kết một hợp đồng thuê văn phòng. Tiền cọc thường sẽ là một tháng tiền thuê, sau khi ký kết bạn sẽ trả nốt 2 tháng tiền thuê còn lại.

 

Trong biên bản thư chào giá thường không ghi rõ các khoản mục chi phí tồn tại trong quá trình thuê. Nếu việc đó xảy ra, bạn cần yêu cầu đơn vị cung cấp văn phòng cho thuê gửi trước mẫu hợp đồng cùng những quy định về vấn đề chi phí tồn tại, chi phí phát sinh khi thuê văn phòng. Nếu như bạn không nắm vững được những vấn đề đó, bạn sẽ rơi vào thế yếu trong một cuộc thỏa thuận.

 

☛ Xác định những chi phí đáng giá và không đáng giá

Ai cũng muốn có lợi về phần mình, do vậy, khi lấy được các chi phí ngoài chi phí thuê phòng cần chi trả, bạn cần xác định được những chi phí nào đáng giá và chi phí nào không đáng giá, từ đó cân nhắc để loại bỏ những chi phí bất hợp lý ra khỏi biên bản thương thảo hợp đồng.

 

Vấn đề này sẽ không có bất cứ một quy tắc nào cả, do vậy, nếu bạn càng tinh tế và xử lý khéo léo thì phần lợi ích bạn nhận được càng lớn.

 

SỬ DỤNG CÁC ĐƠN VỊ TƯ VẤN THUÊ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP

Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong mảng thuê một văn phòng mới thì bạn có thể thuê một đơn vị giúp bạn “ngoại giao” với chủ tòa nhà để nhận về kết quả tốt nhất. Bởi chính những đơn vị hỗ trợ này nắm rõ những quy trình cũng như lợi thế, vị thế của cả bên thuê và bên cho thuê.

 

Đơn vị này ngoài làm cầu nối giữa 2 bên còn có thể cung cấp rất nhiều thông tin giá trị cho đơn vị của bạn. Họ cũng sẽ đưa ra những ý kiến rất đắc lực trong quá trình thương thảo xác định giá trị hợp đồng cho thuê.

 

Đây cũng là những đơn vị giúp bạn gặp được những người cần gặp để mọi việc diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn cũng như cung cấp cho bạn những thông tin rộng hơn, những địa điểm thuê khác có những tiêu chí tương đương hoặc vượt trội hơn không gian văn phòng bạn đang nhắm đến, trong khi giá cả không đổi.

 

Nguồn: Bảo Anh – vlook.vn

Những thắc mắc khách hàng thường gặp

➤ Hotline tư vấn: 0909.170.387

Trả lời: Quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Vlook qua hotline: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Ngoài ra quý khách cũng có thể chat trực tiếp với tư vấn viên tại website vlook.vn, hoặc thông qua Zalo cũng như Facebook Messenger

★ Phí dịch vụ (phí quản lý) khi thuê văn phòng là gì?

Trả lời: Phí quản lý (một số nơi còn gọi là phí dịch vụ) là khoản phí thường được tính trên mỗi m² diện tích thuê văn phòng. Phần phí này dao động ở mức từ 1$ đến 6$ cho mỗi m² văn phòng.

 

Phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh, tu sửa hoặc làm mới nội ngoại thất tòa nhà. Khoản phí dịch vụ được chủ đầu tư áp dụng để duy trì không gian nơi bạn làm việc ở trạng thái tốt nhất.

★ Download hợp đồng mẫu thuê/cho thuê văn phòng bằng tiếng Việt?

Trả lời: Quý khách có thể download mẫu hợp đồng thuê văn phòng (tiếng Việt) và tải về tại đường link bên cạnh. Mẫu hợp đồng có thể sử dụng chung khi thuê văn phòng tại các cao ốc, nhà riêng, officetel hoặc shophouse.

★ Download hợp đồng mẫu thuê/cho thuê văn phòng bằng tiếng Anh?

Trả lời: Quý khách có thể download mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Anh (song ngữ Anh – Việt) và tải về tại đường link bên cạnh. Mẫu hợp đồng có thể sử dụng chung khi thuê văn phòng tại các cao ốc, nhà riêng, officetel hoặc shophouse.

★ Quy trình ký gửi văn phòng cho thuê tại Vlook?

Trả lời: Khách hàng có văn phòng cần ký gửi, có thể liên hệ Vlook qua hotline ☎: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Khách hàng cũng có thể ký gửi online tại đường link sau: Ký gửi văn phòng cho thuê TP.HCM