Trình tự các bước tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp

 

Đối với một doanh nghiệp bắt đầu được thành lập và phát triển hay một công ty đưa ra quyết định mở một chi nhánh mới, có hàng tá công việc cần phải giải quyết cùng một lúc. Trong những việc cần phải làm ngay, việc tìm được một không gian làm việc phù hợp để hoạt động là một điều vô cùng cần thiết. Vậy, nếu là nhân viên được giao cho việc tìm kiếm những mặt bằng văn phòng phù hợp thì bạn cần phải làm những gì để lựa chọn được một văn phòng phù hợp với đơn vị của mình? Đừng lo lắng, trong bài viết dưới đây, Vlook sẽ đưa ra từng vấn đề chính cũng như những cách giải quyết từng vấn đề đó để các bạn có thể tìm được một không gian làm việc phù hợp với mức giá tốt nhất và thủ tục nhanh nhất.

 

Một vài vấn đề bạn cần đối mặt khi bắt đầu công cuộc tìm kiếm không gian làm việc phù hợp

Trình tự các bước tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp từ A-Z

 

Nếu là một người không chuyên, bạn chắc chắn sẽ gặp phải kha khá vấn đề khúc mắc. Với ma trận thông tin trên mạng, các công cụ tìm kiếm luôn ưu tiên những đơn vị trả tiền quảng cáo thì công việc tìm kiếm của bạn càng trở nên khó khăn.

 

Bạn cũng có thể lựa chọn sự trợ giúp của người thân hay tham gia các hội nhóm trên các trang mạng xã hội lớn để tìm sự giúp đỡ. Tuy nhiên, việc này cũng tương tự như nghe tin đồn, vị những kênh này đa phần là khách hàng hoặc cũng là những người môi giới.

 

Những trang tin về bất động sản cũng sẽ là nơi các bạn lui tới thường xuyên. Bạn cần bỏ ra kha khá thời gian để sàng lọc và lựa chọn trong một tập hợp các thông tin cả cổ cả kim, các thông tin cho thuê văn phòng chính chủ đến thông tin từ bên thứ 3 môi giới. Nếu không lựa chọn cẩn thận, bạn có thể mất một khoản không nhỏ cho những đối tượng “cò đất”.

 

Cùng với đó, khi lựa chọn được một không gian văn phòng sau hàng tá những nhọc nhằn, bạn sẽ vẫn phải để tâm vào những lịch hẹn, những báo cáo của bên cho thuê, những điều khoản trong biên bản thương thảo… để không phải ký kết một bản hợp đồng có quá nhiều điều khoản không phù hợp hay tùy ý để nâng giá văn phòng. Ai cũng muốn là bên hưởng lợi trong một cuộc giao dịch cả.

 

Những việc trên chắc chắn bạn sẽ hoàn toàn làm được, nhưng chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

 

Có một cách đơn giản hơn để bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao đó là liên kết với một đơn vị tư vấn văn phòng cho thuê chuyên nghiệp. Bạn sẽ nhận được toàn bộ thông tin về những không gian văn phòng phù hợp với bạn cũng như các thông tin về đối tác chủ tòa nhà. Cùng với đó là những chú ý về hợp đồng, điều khoản cần biết, đặc biệt, tất cả những thứ này đều miễn phí.

 

Và Vlook.vn là một đơn vị tư vấn thuê văn phòng tuyệt vời mà bạn đang tìm kiếm.

 

Vlook với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn văn phòng sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc để lựa chọn ra một văn phòng làm việc phù hợp nhất trong hơn 1000 tòa cao ốc văn phòng tại TP. Hồ Chí MInh. Điều quan trọng, bạn không cần trả bất kỳ chi phí nào khi cộng tác với Vlook.

 

Chỉ cần bạn nhấc điện thoại lên và gọi cho chúng tôi, phần việc còn lại của các bạn chỉ là đưa ra yêu cầu và lựa chọn những gì mình cần thiết.

 

Vậy, bạn cần đưa ra những yêu cầu gì và lựa chọn những gì?

 

Bước 1: Xác định được nhu cầu thuê không gian làm việc

 

Đầu tiên, bạn cần xác định được mục đích khi thuê văn phòng của đơn vị mình là gì. Bạn cần một văn phòng truyền thống để làm việc với một bộ máy nhân sự đầy đủ của đơn vị hay muốn chia sẻ không gian làm việc cùng với một đơn vị khác trong những văn phòng chia sẻ. Hay đơn giản hơn, bạn chỉ cần một văn phòng ảo để làm đại diện cho công ty của mình. Dù cho bạn có mục đích thuê như thế nào thì Vlook.vn đều đáp ứng được mọi nhu cầu của bạn về không gian văn phòng làm việc.

 

Việc xác định được mục đích thuê văn phòng cũng sẽ giúp các bạn không trở nên bị động trong những quyết sách trong tương lai cũng như đường lối phát triển của công ty sau này.

 

Ngoài vấn đề về mục đích sử dụng, bạn cần phải xác định rõ ràng những vấn đề sau để sự lựa chọn của mình được chính xác hơn, cụ thể:

 

Lĩnh vực hoạt động của bạn là gì?

Mỗi đơn vị hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau sẽ có những nhu cầu về văn phòng rất khác nhau. Cụ thể, một đơn vị làm về bảo hiểm hay dịch vụ cần có một phòng làm việc có không gian tiếp khách lớn, cùng với đó là những không gian kín khác dành riêng cho lãnh đạo; Tuy nhiên, một văn phòng dành cho các công ty công nghệ thì lại cần một không gian chung yên tĩnh cho các nhân viên có thể làm việc tập trung với năng suất tối đa. Do vậy, bạn cần xác định rõ ràng lĩnh vực hoạt động để có một sự lựa chọn văn phòng phù hợp.

 

Bạn cần một văn phòng có diện tích, không gian như thế nào?

Diện tích văn phòng không những quyết định trực tiếp đến giá cả thuê văn phòng trong hợp đồng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng công việc của các nhân viên trong văn phòng của bạn. Cụ thể, một văn phòng làm việc quá rộng sẽ tạo áp lực lên tài chính công ty, nhất là trong giai đoạn công ty vừa thành lập, tuy nhiên, một văn phòng quá hẹp cũng sẽ khiến nhân viên làm việc không hiệu quả.

 

Để xác định tương đối chính xác diện tích văn phòng cần thuê trong tương lai, bạn cần bàn bạc để thống nhất được những yếu tố sau:

  • Văn phòng cần bao nhiêu không gian chung, không gian riêng?
  • Đơn vị cần bố trí vị trí cho bao nhiêu người, ở những không gian nào, mỗi không gian có bao nhiêu người sử dụng?
  • Bố trí không gian ở những vị trí nào?
  • Tương lai có thêm khoảng bao nhiêu nhân sự mới?

 

Từ đó, bạn có thể xác định sơ lược về diện tích cần thuê sao cho phù hợp.

 

Một việc nữa, bạn cần biết khi thuê văn phòng thì tòa nhà đó tính diện tích theo diện tích GROSS hay diện tích NET. Với mỗi cách tính khác nhau thì giá thành văn phòng cũng sẽ có sự thay đổi khác nhau.

 

Bạn muốn văn phòng của mình tọa lạc ở đâu?

Địa điểm tọa lạc cũng là một điều bạn cần cân nhắc bởi nếu văn phòng nằm trong lõi thành phố, bạn sẽ phải chi bạo tay hơn các văn phòng ngoài rìa đô thị. Ngoài ra, mục đích, chiến lược kinh doanh của bạn cũng sẽ một phần quyết định. Ví dụ, các văn phòng nếu cần thương hiệu thì sẽ lựa chọn địa bàn thuộc Quận 1; Nếu thuộc mảng xuất nhập khẩu thì sẽ thuê văn phòng tại gần Tân Bình hay Tân Sơn Nhất; công ty công nghệ nên lựa chọn quận 12 hoặc khu công nghệ cao tại quận 9…

 

Xác định những mốc thời gian quan trọng

Những mốc thời gian cần quan tâm bao gồm: Thời điểm khai trương, thời gian hoàn thiện công tác nội thất, thời điểm nhập trạch, thời điểm dọn từ địa điểm cũ sang địa điểm mới (nếu có)…

 

Định mức giá thuê

Bạn cần xác định được chi phí bạn có thể bỏ ra để thuê văn phòng là bao nhiêu để không gây tác động quá lớn đến tình hình tài chính của đơn vị; con số này bao gồm những chi phí chính và chi phí đi kèm nào? Chi phí bạn bỏ ra tối đa là bao nhiêu USD/ tháng để dành cho việc thuê văn phòng… Việc xác định trước chi phí này giúp bạn không bị rơi vào tình trạng thụ động khi lựa chọn một không gian làm việc ưng ý.

 

Xác định những yếu tố có thể gây ra chi phí phát sinh

Những yếu tố có thể gây ra chi phí phát sinh có rất nhiều, nếu bạn không dự trù được những vấn đề này, bạn sẽ phải trả “giá đắt” theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng.

 

Thời gian làm việc trong ngày: Thời gian làm việc trong một ngày giúp bạn đánh giá được bạn có cần trả thêm phí ngoài giờ hay không bởi mỗi tòa nhà có một cơ chế tính phí ngoài giờ khác nhau. Đặc biệt, đơn vị bạn có làm thêm thứ 7, CN hay các ngày lễ, ngày tết hay không…

 

Chi phí giữ xe: Chi phí giữ xe là một dạng chi phí tùy thuộc vào yêu cầu của từng tòa nhà. Có tòa nhà miễn phí chi phí này nhưng cũng có những tòa nhà tính phí.

 

Chi phí dịch vụ: Đây là những chi phí dạng phụ thu như hệ thống đèn hành lang, hệ thống thông gió công cộng, chi phí thang máy, chi phí bảo hành, bảo dưỡng, chi phí phòng cháy chữa cháy, hệ thống mạng, cáp, viễn thông, hệ thống phát điện dự phòng….  Tùy từng đơn vị sẽ có những cách tính chi phí này khác nhau mà khi phát sinh hợp đồng bạn cần lưu ý, quan tâm.

 

 

Bước 2: Bắt đầu tìm kiếm, lựa chọn các không gian phù hợp

Như đã phân tích ở phần I, nếu bạn tự tìm kiếm, bạn cần đối mặt với rất nhiều vấn đề, quan trọng nhất ở đây là vấn đề phân tích và lựa chọn thông tin trong một ma trận khổng lồ đủ thượng vàng hạ cám các thông tin về văn phòng cho thuê. Điều này rất dễ tạo ra sự rối rắm từ đó rất dễ lựa chọn sai lầm.

 

Bạn nên lựa chọn phương án sử dụng kho thông tin chính xác và nhanh chóng của Vlook.vn để có thể nhận được những kết quả nhanh gọn và chính xác nhất. Việc của bạn chỉ là lựa chọn ra không gian bạn cảm thấy phù hợp sau khi đã cung cấp các yêu cầu của đơn vị mình với chúng tôi.

 

Vlook.vn sẽ tiến hành các bước sau để đưa được thông tin chính xác nhất đến với khách hàng:

  • Tìm kiếm, sàng lọc các đối tượng trong nguồn dữ liệu đã có dựa trên yêu cầu của khách hàng.
  • Làm việc trước với bên cho thuê để xác định các thông tin cần thiết.
  • Tổng hợp, gửi thống kê các đối tượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

 

Bước 3: Đi thực tiễn, đánh giá, lựa chọn không gian phù hợp.

Sau khi lựa chọn được những đối tượng văn phòng phù hợp, việc tiếp theo là chúng ta cần đến trực tiếp để đánh giá không gian văn phòng xem có đúng, đủ như thông tin nhận được hay không.

 

Trong giai đoạn này, bạn cần phải đưa ra được những đánh giá khách quan về những không gian mình đến khảo sát, để từ đó xác định ra được những mặt lợi, mặt hại của văn phòng đó. Từ đó, bạn có thể lựa chọn được một không gian văn phòng phù hợp nhất.

 

Trong giai đoạn này, Vlook.vn sẽ hỗ trợ các bạn trong những vấn đề sau:

  • Lên lịch gặp gỡ cho từng đối tượng văn phòng bạn lựa chọn trên một thời gian biểu phù hợp nhất để tiết kiệm tối đa thời gian.
  • Giúp bạn gặp trực tiếp đối tượng làm việc chính, không cần thông qua các khâu trung gian.
  • Cung cấp được các thông tin đánh giá rõ ràng về ưu, nhược điểm của các không gian văn phòng bạn lựa chọn cũng như các đánh giá khách quan về các không gian đó để bạn có lựa chọn phù hợp nhất.

 

Bước 4: Đàm phán, ký kết hợp đồng.

 

Khi đạt tới bước này, có nghĩa bạn đã tìm được một không gian làm việc vô cùng ưng ý. Việc tiếp theo là bạn cần thương thảo sao cho bạn nắm thế chủ động hoặc ít nhất là ngang hàng với bên cho thuê.

 

Thông thường, bên chủ tòa nhà thường có mẫu hợp đồng riêng với những điều khoản mang lại lợi ích cho họ. Do vậy, bạn cần nắm vững những ưu, nhược điểm của không gian cho thuê để có thể dễ dàng loại bỏ ra ngoài những điều khoản không phù hợp/ không cần thiết. Đây là cách tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh không đáng có.

 

Nếu chưa có mẫu hợp đồng sẵn, bạn cũng không cần phải bận tâm, Vlook sẽ cung cấp đến cho khách hàng những mẫu hợp đồng với cả 2 ngôn ngữ Anh – Việt để đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách thuê nhưng vẫn khiến cho bên chủ tòa nhà vừa lòng. Từ đó, việc ký kết một hợp đồng văn phòng trở nên vô cùng đơn giản và thoải mái cho cả 2 phía.

 

Tham khảo thêm:

 

Nguồn: Bảo Anh | vlook.vn

Những thắc mắc khách hàng thường gặp

➤ Hotline tư vấn: 0909.170.387

Trả lời: Quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Vlook qua hotline: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Ngoài ra quý khách cũng có thể chat trực tiếp với tư vấn viên tại website vlook.vn, hoặc thông qua Zalo cũng như Facebook Messenger

★ Hiện Vlook đang cho thuê văn phòng ở những quận nào tại TP.HCM

Trả lời: Vlook là đối tác của hơn 1.580 tòa nhà & cao ốc văn phòng thuộc 24 quận huyện trong nội thành TP.HCM.

Vlook đáp ứng mọi nhu cầu về văn phòng cho thuê, từ thuê văn phòng truyền thống cho đến văn phòng trọn gói và văn phòng ảo.

★ Quy trình làm việc tại Vlook?

Trả lời: Vlook có thể hỗ trợ bạn qua 4 công đoạn sau:

  1. Tìm hiểu, tư vấn chính xác nhu cầu thuê
  2. Tìm kiếm & đề xuất các lựa chọn thuê phù hợp
  3. Hỗ trợ khảo sát, tư vấn & đánh giá giúp bạn lựa chọn văn phòng phù hợp
  4. Hỗ trợ đàm phán & ký kết hợp đồng thuê văn phòng

Hoặc tham khảo thêm 4 công đoạn tìm kiếm văn phòng cho thuê tại đây.

★ Download hợp đồng mẫu thuê/cho thuê văn phòng bằng tiếng Anh?

Trả lời: Quý khách có thể download mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Anh (song ngữ Anh – Việt) và tải về tại đường link bên cạnh. Mẫu hợp đồng có thể sử dụng chung khi thuê văn phòng tại các cao ốc, nhà riêng, officetel hoặc shophouse.

★ Quy trình ký gửi văn phòng cho thuê tại Vlook?

Trả lời: Khách hàng có văn phòng cần ký gửi, có thể liên hệ Vlook qua hotline ☎: 0909.170.387 hoặc qua email: contact@vlook.vn

➤ Khách hàng cũng có thể ký gửi online tại đường link sau: Ký gửi văn phòng cho thuê TP.HCM